Von Judith: Produktiver arbeiten mit To-do-Listen

Das simple Erfolgsrezept von Aufgabenlisten

Gehörst auch du zu den Leuten, die Projekte ewig lange vor sich herschieben? Du versinkst im Chaos unerledigter Aufgaben? Dann solltest du den absoluten Klassiker für mehr Produktivität ausprobieren: eine To-do-Liste.

Das Konzept und die Idee einer To-do-Liste braucht keine lange Erklärung. Es handelt sich dabei um eine einfache und übersichtliche Auflistung aller Aufgaben, die du erledigen willst beziehungsweise musst. To-do-Listen können dir dabei helfen, alle anstehenden Aufgaben im Blick zu behalten und die einzelnen Punkte nach Prioritäten abzuarbeiten. So kann eine solche Liste dir dabei helfen, deine Produktivität zu steigern.

Im Folgenden möchten wir dir erklären, warum To-do-Listen seit Generationen ein psychologisches Erfolgsmodell sind. Außerdem zeigen wir dir, was du beim Erstellen deiner Liste beachten solltest, damit sie auch den gewünschten Erfolg bringt.

Warum sind To-do-Listen so hilfreich? Erklärung des psychologischen Effekts

To-do-Listen sind aus dem Alltag vieler Menschen gar nicht mehr wegzudenken. Ob im Büro oder im Privatleben – die Liste ist eine beliebte Gedankenstütze, die insbesondere in stressigen Zeiten dabei hilft, keine wichtigen Aufgaben zu vergessen.

Für viele ist ganz klar die simple Nutzung ein Hauptgrund für die Erstellung von To-do-Listen. Keine andere Methode macht eine Verbesserung des Zeit- und Selbstmanagements so einfach. Anstehende Aufgaben werden gesammelt und nach Relevanz sortiert.

Trotz der Einfachheit steht hinter der Auflistung ein mächtiger psychologischer Effekt: Unerledigte Aufgaben schwirren uns im Kopf herum. Das hat zwar den Vorteil, dass wir sie dann nicht vergessen, andererseits lenken uns die Gedanken daran von den Projekten ab, auf die wir uns eigentlich gerade konzentrieren müssten. In der Folge leiden nicht nur unsere Produktivität, sondern auch die Ergebnisse. Genau hier liegt der Grund, warum To-do-Listen so gut funktionieren. Wenn du aufschreibst, welche Aufgaben noch erledigt und bearbeitet werden müssen, dann hast du den Kopf frei. Deine Gedanken schweifen nicht ständig ab und du kannst fokussiert arbeiten.

Die Vorteile von To-do-Listen im Überblick:

1. Mehr Konzentration: To-do-Listen wirken aus psychologischer Sicht wie ein externer Arbeitsspeicher. So kannst du deine Konzentration und Aufmerksamkeit voll und ganz der aktuellen Aufgabe widmen.
2. Ausschöpfung des Leistungspotenzials: Eine To-do-Liste hilft dir dabei, dein eigenes Leistungspotenzial voll auszuschöpfen und zu erkennen, wann du dich mit zu vielen Aufgaben übernimmst.
3. Erfolgskontrolle: Die Abarbeitung deiner Liste stellt sicher, dass du alle Projekte termingerecht fertigstellst.
4. Motivation: Das Abhaken erledigter Arbeiten auf der To-do-Liste hat einen weiteren positiven Effekt. Es fühlt sich ungemein gut an und motiviert dich für die kommenden Herausforderungen. Zu sehen, was du bereits geschafft hast und wie der restliche Aufgabenberg schrumpft, kann neue Energie freisetzen.

8 Tipps – so nutzt du deine To-do-Liste effizient

1. Finde das richtige Tool für dich

Es ist reine Geschmackssache, ob du deine To-do-Liste über eine Software, auf deinem Smartphone oder ganz klassisch in Papierform führst. Wichtig ist, dass du eine Variante findest, mir der du gut zurechtkommst und die dir die Planung so einfach wie möglich macht.

2. Schreibe nur Aufgaben für einen Arbeitstag oder eine Arbeitswoche auf

Aufgaben, die noch in weiter Ferne liegen, machen deine To-do-Liste nur unnötig lang. Konzentriere dich deshalb nur auf die Aufgaben, die du innerhalb eines Tages beziehungsweise innerhalb einer Woche erledigen möchtest. Am besten schreibst du deine To-do-Liste schon am Vortag kurz vor Feierabend oder am Freitagnachmittag für die nächste Woche. So hast du nicht nur alle Aufgaben noch frisch im Kopf, sondern sorgst auch dafür, dass du nach Feierabend abschalten kannst. Projekte, die du erst zu einem späteren Zeitpunkt in Angriff nehmen musst, notierst du dir in deinem Kalender. Markiere dir am besten den Tag, an dem du beginnen willst. Ab diesem Zeitpunkt übernimmst du die Aufgaben in deine To-do-Liste.

3. Nutze für große Aufgaben die Salami-Taktik

Bei großen und komplexen Aufgaben ist es sinnvoll, alle einzelnen Teilschritte auf der To-do-Liste zu notieren. Du zerteilst das Projekt also in kleine Scheibchen, um es leichter bewältigen zu können. So hast du immer vor Augen, welche Schritte nacheinander notwendig sind, um das Projekt erfolgreich abschließen zu können. Die Salami-Taktik hilft dir nicht nur dabei, den Überblick zu behalten, sondern erhält durch das Abhaken von erledigten Teilaufgaben auch deine Motivation.

4. Markiere aufeinanderfolgende Aufgaben

Damit die Salami-Taktik funktioniert, solltest du dir aufeinanderfolgende Aufgaben auf deiner To-do-Liste markieren. Wahlweise kannst du auch nur die Aufgaben für den jeweiligen Tag aufschreiben, die du ohne Vorarbeit in Angriff nehmen kannst.

5. Lege Prioritäten fest

Du kennst es wahrscheinlich auch aus deinem Arbeitsalltag: Nicht alle Aufgaben sind gleich wichtig. Deshalb sollten ganz besonders wichtige Projekte ganz oben auf deiner To-do-Liste landen. Wahlweise kannst du die wichtigsten Punkte auch farblich markieren oder du kennzeichnest sie nach der ABC-Methode. Dabei steht A für sehr wichtig (sofort erledigen), B für weniger wichtiger (später erledigen oder delegieren) und C für unwichtig (delegieren oder verwerfen). So erkennst du auf den ersten Blick, welche Aufgaben oberste Priorität haben.

6. Führe nur eine einzige To-do-Liste

Du arbeitest mit verschiedenen To-do-Listen? Dann verwundert es nicht, wenn du den Durchblick verlierst. Führe also zum Beispiel nicht eine Aufgabenliste auf Papier und die andere auf dem PC, sondern entscheide dich für ein Format. Auch durch die zusätzliche Nutzung von Post-it-Zetteln ist Chaos vorprogrammiert.

7. Begrenze die Anzahl der Aufgaben auf deiner To-do-Liste

Du packst alle Aufgaben, die im nächsten halben Jahr anstehen, auf deine To-do-Liste? Keine gute Idee! Deine Liste wird dadurch nicht nur unübersichtlich lang, sondern sie wird dir auch immer wieder vor Augen führen, was noch alles unerledigt ist. Du stehst dann sprichwörtlich vor einem riesigen Berg an Arbeit, bei dem du nicht weißt, wie du ihn jemals bezwingen sollst. Ganz wichtig ist deshalb, dass du deine To-do-Liste auf eine realistische Anzahl an Aufgaben beschränkst und natürlich auf die Projekte, die momentan wichtig sind.

8. Halte deine To-do-Liste aktuell

Mach dir bewusst, dass deine To-do-Liste nicht in Stein gemeißelt ist. Aktualisiere deine To-do-Liste, sobald eine neue Aufgabe hinzukommt, und hake ab, was du erledigt hast. Eventuell fallen auch im Laufe des Arbeitstages Projekte weg, die du dann direkt streichen kannst. Wenn du besonders häufig Anpassungen an deiner Aufgabenliste vornehmen musst, dann wirst du wahrscheinlich mit einer digitalen Liste glücklicher werden. Handgeschriebene Listen können durch das Streichen und Ergänzen von Aufgaben schnell unübersichtlich werden.

Was gehört nicht auf die To-do-Liste?

1. Tägliche Routinearbeiten

Aufgaben, die sich täglich wiederholen, haben nichts auf deiner To-do-Liste verloren. Notiere hier nur Aufgaben, die du leicht vergessen könntest oder die zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein müssen.

2. Kleinigkeiten

Damit deine To-do-Liste nicht übermäßig lang wird, solltest du kleine Aufgaben nicht mit aufnehmen. Diese Kleinigkeiten „verstopfen“ deine Liste und lenken von den wirklich wichtigen Aufgaben ab. Es gilt: Alle Arbeiten, die du innerhalb von 5 Minuten erledigen kannst, solltest du nicht notieren, sondern besser sofort erledigen.

3. Termine

Wenn du deine To-do-Liste und deinen Kalender vermischst, kann es schnell passieren, dass deine Aufgabenliste unübersichtlich wird. Beschränke dich deshalb darauf, wirklich nur Aufgaben und keine Termine zu notieren. Deadlines sind damit übrigens nicht gemeint. Diese können durchaus Bestandteil einer To-do-Liste sein.

4. Ideen und Inspirationen

Ideen und Inspirationen sind natürlich eine wichtige Sache. Sie gehören jedoch auf keinen Fall auf eine To-do-Liste. Nutze dafür ein eigenes Dokument oder erstelle eine zweite Liste.